Een open dag kan handig zijn voor verschillende doeleinden. Je kunt er bijvoorbeeld meer naamsbekendheid mee genereren, een product verkopen, (nieuwe) contacten leggen en aan klanten- en personeelswerving doen. Maar hoe pak je zo’n open dag nou het beste aan?
Goede voorbereiding
Het maakt niet uit in welke branche je werkzaam bent, een open dag heeft altijd een goede voorbereiding nodig. De bezoekers zijn met een doel naar jouw open dag gekomen en zullen dus bepaalde verwachtingen hebben. Het is dan ook belangrijk om de uitnodigingen of aankondigingen op tijd de deur uit te doen. Daarnaast is het belangrijk om goed na te denken over het draaiboek of het programma van de open dag. Als je alle onderdelen van tevoren goed hebt uitgedacht is er op de open dag zelf weinig waar je je druk om hoeft te maken.
Kies het juiste tijdstip
Denk goed na over de dag(en) waarop je je het evenement wil houden. Je kunt dit het beste doen door je op de doelgroep te oriënteren. Kies dan een tijdstip waarop de mensen waarop je je richt beschikbaar zijn. Ook is het slim om in de gaten te houden of er in de buurt of rond dezelfde data soortgelijke open dagen zijn; in dat geval kun je beter een ander tijdstip kiezen. Ten slotte zijn vakanties niet de beste tijd om een open dag te houden. Je zou verwachten dat mensen dan meer tijd hebben, maar in de vakantie zullen mensen minder snel werk- of school-gerelateerde activiteiten plannen.
In de watten
Een open dag is er niet alleen om mensen informatie te verschaffen, het is ook hét perfecte moment om mensen de sfeer van jouw onderneming te laten proeven. Leg je gasten dus in de watten! Regel bijvoorbeeld catering, koffie en thee en zorg voor een uitgebreide rondleiding. Daarnaast kan het slim zijn om in relatiegeschenken te investeren. Als je de (potentiële) klanten bij binnenkomst of bij vertrek een kleine attentie geeft kan dit ervoor zorgen dat ze je sneller zullen onthouden. Laat bijvoorbeeld mokken bedrukken met de naam van je bedrijf of investeer in tassen met logo. Je kunt ook na afloop de mensen die zijn geweest brievenbus cadeaus nasturen; geschenkdoosjes die door de brievenbus passen. Zo geef je ze een leuke herinnering aan jouw geslaagde open dag.
Duidelijke boodschap
Het allerbelangrijkste is om de boodschap die jij belangrijk vindt duidelijk over te brengen op de aanwezigen van de open dag. Je gasten zullen op de open dag veel informatie krijgen en daarom is het goed om de belangrijkste punten zo kernachtig mogelijk over te brengen. Het kan daarom ook slim zijn om flyers of folders te laten maken waarin de meest belangrijke zaken genoemd worden. Zo kunnen de gasten later nog eens op hun gemak de informatie bestuderen.
Extra tip: geef de mensen een evaluatieformulier mee of laat ze een online survey invullen. Dan kun je naderhand de feedback doornemen en dit weer gebruiken voor je volgende open dag!
*Foto via Shutterstock
